Be­leid voor duidelijke taal: zo regel je dat

Natuurlijk wil je dat je hele organisatie in duidelijke tekst en (beeld)taal communiceert. Op deze pagina vind je tips om hiervoor beleid op te zetten, in de praktijk te brengen én vast te houden.

Beleid opzetten

  1. Sluit je aan bij het Netwerk Direct Duidelijk. Het netwerk is voor iedereen die de overheid begrijpelijker wil laten communiceren. Of je nu net begint of al even bezig bent. Iedereen is welkom om lid te worden. Duidelijke communicatie gaat namelijk ook over houding en gedrag binnen een organisatie. En daar speelt elke collega een rol in. 
  2. Laat iemand van het management of een bestuurder de Direct Duidelijk Deal ondertekenen. Met deze intentieverklaring maakt je organisatie duidelijk dat iedereen zich inzet om duidelijke taal te gebruiken.
  3. Bekijk hoe je organisatie nu communiceert met de mensen die je wilt bereiken. Via welke kanalen gebeurt dat? Met wat voor teksten of ander materiaal? Wie (of welke afdeling) maakt wat? Breng dat in kaart.
  4. Beoordeel de teksten en het andere materiaal. Vraag de mening van alle collega’s die erbij betrokken zijn. Onderzoek of er klachten zijn binnengekomen over te moeilijk taalgebruik. Onderzoek of mensen opvallend veel vragen hebben over een bepaald onderwerp. Zorg dat je weet hoe groot het probleem is.
  5. Organiseer een inspirerende bijeenkomst of een hele dag waarmee je het startsein geeft voor direct duidelijk taalgebruik. Nodig bijvoorbeeld een spreker of taaltrainer uit. Zorg dat iedereen begrijpt dat duidelijke taal goed is voor burgers én de overheid zelf. Benadruk dat iedereen kan leren duidelijke taal te gebruiken.
  6. Leg afspraken over duidelijk taalgebruik vast in een document. Maak die afspraken zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: ‘We willen 50% minder vragen van inwoners over dit onderwerp.’ Of: ‘We gaan de komende 3 maanden een x-aantal basisbrieven herschrijven in duidelijke taal.’

Beleid in praktijk brengen

  1. Volg meer over begrijpelijke tekst en (beeldtaal) via LinkedIn en stimuleer geïnteresseerde collega’s dat ook te doen.
  2. Zorg dat iedereen binnen je organisatie begrijpt wat duidelijke taal precies is. Maak bijvoorbeeld een intranetgroep aan of ontwikkel een schrijfwijzer. Je kunt inspiratie doen in de richtlijnen van Toolkit Taal.
  3. Organiseer taaltrainingen voor medewerkers die met de ‘buitenwereld’ in contact staan. Zo vergroot je de kennis in je organisatie over duidelijk taalgebruik. Vraag of de meest enthousiaste collega’s schrijfcoaches en trainers van andere collega’s willen worden. Mogelijk kunnen ze daarvoor nog een extra training volgen. Daarin leren ze bijvoorbeeld hoe ze anderen het best kunnen begeleiden.
  4. Zorg ervoor dat de drempel om met schrijfcoaches te overleggen laag is. Je kunt bijvoorbeeld taalspreekuren instellen. Tijdens deze spreekuren komen collega’s langs bij de schrijfcoach. Samen bekijken ze dan hoe een tekst duidelijker kan.
  5. Betrek de mensen erbij die je wilt bereiken. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door een samenwerking met ervaringsdeskundigen en het organiseren van testpanels voor heldere taal. Laat ze bijvoorbeeld een specifieke brief beoordelen. Op de website van stichting ABC lees je hoe je mensen betrekt om samen te zorgen voor begrijpelijke overheidscommunicatie.

Beleid vasthouden

  1. Stel je erop in dat duidelijke taal geen project is met een begin- en einddatum. Het is een werkwijze die je altijd moet vasthouden. Blijf je teksten testen. Blijf nagaan wat je beleid oplevert. Blijf nieuwe dingen proberen.
  2. Zorg ervoor dat er iemand verantwoordelijk blijft voor tekst en (beeld)taal in je organisatie. Wijs bijvoorbeeld ambassadeurs en een projectleider aan.
  3. Zorg voor geregeld contact tussen de schrijfcoaches en andere collega’s. Nodig ook een bestuurder of leidinggevende bij zo’n overleg uit. Hou met elkaar het thema begrijpelijke tekst en (beeld)taal levend. Bijvoorbeeld door elke maand collega’s die goed bezig zijn in het zonnetje te zetten. Of te kijken of er iemand in aanmerking komt voor een zelfbedachte prijs. Organiseer ook opfrisdagen of opfristrainingen.
  4. Zijn er goede resultaten? Zijn er complimenten binnengekomen over het duidelijke taalgebruik? Zorg dan dat iedereen in de organisatie dat weet. Verspreid het nieuws bijvoorbeeld via intranet of een nieuwsbrief.
  5. Als je het nog niet gedaan hebt: sluit je aan bij het Netwerk Direct Duidelijk. Het netwerk is voor iedereen die de overheid begrijpelijker wil laten communiceren. Of je nu net begint of al even bezig bent. Iedereen is welkom om lid te worden. Duidelijke communicatie gaat namelijk ook over houding en gedrag binnen een organisatie. En daar speelt elke collega een rol in.