Test je tekst: een stappenplan

Je bent van plan om een tekst, met of zonder afbeeldingen, te testen met mensen uit jouw doelgroep. Bijvoorbeeld een bewonersbrief, een folder, een gemeentelijke informatiekrant of een stuk tekst van een webpagina. In dit stappenplan lees je hoe je dit aanpakt.

Dit stappenplan gebruikt de zogenaamde hallway-methode. Dit houdt in dat je gaat testen met mensen op locatie; op straat, in het buurthuis of bijvoorbeeld in de hal van de gemeente. Waar jouw doelgroep zich dan ook bevindt. Het stappenplan bevat een combinatie van 2 testmethoden: de plus- en minmethode, en het vraaggesprek. Je krijgt hiermee in korte tijd zicht op de sterke en zwakke stukken van de tekst. En je ontdekt of jouw tekst begrijpelijk is voor jouw doelgroep.

Het stappenplan bestaat uit 3 stappen:

Bereid voor
Voer de test uit
Verwerk de feedback

Stap 1: Bereid voor

Bepaal je doelen

Je schrijft de tekst met een doel. Je wilt er iets mee bereiken, bijvoorbeeld de lezers informeren of aanzetten tot actie. Wat moeten lezers na het lezen van de tekst weten, vinden, kunnen of (willen) doen?

Beschrijf je doelen en doe dit zo specifiek mogelijk. Bijvoorbeeld:

Er komen verkiezingen aan. Mensen die recht hebben om te stemmen, moeten weten wanneer, waar en hoe zij kunnen stemmen.
In de wijk zijn er 3 soorten afvalbakken. Mensen weten welk type afval in welke bak hoort. Over 4 maanden is scheiden van afval met 25% verbeterd.
Jongeren die 18 jaar worden, informeren wat er voor hen verandert. Zij moeten hun rechten en plichten kennen.

Bepaal je doelgroep

Voor en tijdens het maken van je tekst bedenk je al wie je lezer is. Wie is de doelgroep, of wie zijn de doelgroepen? Als de tekst bedoeld is voor ‘algemeen publiek’, probeer dan toch ‘de beoogde lezer’ te beschrijven.

Bijvoorbeeld:

Algemeen publiek: alle Nederlanders die recht hebben om te stemmen.
Specifiek: afvalscheiding in een bepaalde wijk.
Specifiek: jongeren in de gemeente die binnen 2 maanden 18 jaar worden.

Stel een team samen

Stel een team van collega’s samen. Betrek hen bij het voorbereiden, het uitvoeren van de test en bij het verwerken van de feedback. Nodig hen uit om mee te gaan naar de test. Zo ervaren zij zelf, tijdens het testen, wat wel of niet werkt. Op deze manier werk je aan een gezamenlijk beeld van verbeteringen en creëer je gedeelde verantwoordelijkheid. Welke collega’s kun je het best betrekken? Dat zijn de collega’s die betrokken zijn geweest bij het schrijven van de tekst of bij de ontwikkeling van een product of dienst waarover geschreven wordt.

Maak een lijst met onderzoeksvragen

Op basis van je doelen maak je een lijst met onderzoeksvragen. Je wilt namelijk weten en onderzoeken, of jouw doelen worden bereikt. Die lijst maak je op basis van de geformuleerde doelen.

Bijvoorbeeld:

Weten lezers dat zij op maandag of dinsdag kunnen stemmen?
Weten de lezers welke type afval in welke afvalbak hoort?
Weten lezers hoe zijn hun afval kunnen sorteren?
Gaan de lezers actie ondernemen omdat zij 18 jaar worden?
In hoeverre zijn lezers geneigd de hele tekst te lezen? Waar haken zij af?
Welke informatie spreekt het meest aan? Welke niet?
Geeft de tekst voldoende informatie? Zo nee, waarover niet?

Stel de vragenlijst op

Op basis van de onderzoeksvragen stel je een vragenlijst op. Dit zijn vragen die je stelt aan je respondenten.

Je kunt open en gesloten vragen stellen. Bij een open vraag bepalen de respondenten hoe zij antwoord geven. Bij gesloten vragen kiezen zij tussen een aantal antwoorden. De antwoorden op gesloten vragen bieden een mogelijkheid om op door te vragen.

Voorbeeldvragen op basis van de onderzoeksvragen:

Nodigt de tekst uit tot lezen?
Kun je vertellen wat de belangrijkste boodschap van de tekst is?
Toen je de folder zag, waarover dacht je dat die zou gaan?
Welke informatie uit de brief is jou bijgebleven?
Op welke locatie ga jij stemmen?
In welke afvalbak gooi je je etensresten weg?
Wat ga jij als eerste regelen, nu je bijna 18 jaar bent?

Overige voorbeeldvragen:

De tekst is onder andere geschreven om mensen aan te sporen om actie X te ondernemen. Denk je dit te gaan doen? Waarom wel, waarom niet?
Is bij het lezen van de titel van de brief duidelijk waar de brief over gaat?
Nodigt de tekst uit tot lezen?
Zijn er dingen in de tekst waarmee je het eens bent?
Zijn er dingen in de tekst waarmee je het oneens bent?
Bevat de tekst informatie die je overbodig vindt?
Heb je behoefte aan meer informatie over het onderwerp?
Zijn er nog dingen die je wilt zeggen die in dit gesprek niet aan de orde zijn geweest?

Tip! Test ook deze vragenlijst door de vragen aan 1 of 2 collega’s voor te leggen. Loopt het gesprek goed? Is de volgorde logisch? Zijn de vragen duidelijk?

Als je gaat testen, ben je nieuwsgierig naar wat mensen vinden. En of ze de boodschap begrijpen. Let daarbij op de volgende punten:

Stel je vragen neutraal: “Wat vindt u van…”
Stel duidelijke vragen. Gebruik actieve zinnen, duidelijke woorden en zo min mogelijk bijzinnen.
Je kunt een vraag zo introduceren dat het sociaal onwenselijke antwoord net zo gewoon of geaccepteerd is als een sociaal wenselijk antwoord. Bijvoorbeeld: “Het komt bij het lezen van een folder nogal eens voor dat de aandacht bij de lezer verslapt. Is er een moment geweest waarop dat bij u gebeurde?”
Maak de vragenlijst niet te lang. Stel prioriteiten en stel alleen de meest relevante vragen. Je spreekt de potentiële respondenten spontaan aan, verwacht daarom dat zij weinig tijd hebben.

Bepaal je locatie en testdatum

Denk na over de plek waar jouw doelgroep zich bevindt. Waar vind je jouw testers of proefpersonen, oftewel de respondenten? Op de markt op dinsdagochtend? Bij middelbare scholen? Zorg dat je een locatie kiest waar je personen vindt die de doelgroep vertegenwoordigen. Weet je dat niet goed? Schakel dan de hulp in van lokale verenigingen. Jongerenwerkers weten bijvoorbeeld goed waar de jongerendoelgroep zich bevindt. Als je een geschikte locatie hebt gekozen, leg je de datum om te testen vast.

Bereid een introductietekst voor

Hoe spreek je iemand aan? Wat zeg je precies? Bereid een introductietekst voor, zoals:

“Goedendag. Ik werk bij organisatie x. We hebben een brief geschreven en willen die graag verbeteren. Ik ben benieuwd u hiervan vindt. Wilt u mij hierbij helpen? Het duurt ongeveer 10 minuten.”

Bereid een tekst voor die uitleg geeft over de test

Hieronder een suggestie:

“Ik wil graag van u weten wat u van deze brief vindt. Ik weet namelijk niet of wat er in de brief staat even duidelijk of interessant is. Ook weet ik niet of de boodschap goed is omschreven. Wij willen de brief verbeteren. Daarbij kunt u mij helpen.

Ik wil u vragen de brief te lezen en tijdens het lezen plussen en minnen naast de tekst te zetten. Een plus (+) bij alles wat u goed, duidelijk, belangrijk of leuk vindt. Een min (-) bij alles wat u niet goed, onduidelijk, onbelangrijk of vervelend vindt. Denk niet te lang na over een plus of een min. Het gaat om wat er spontaan bij u opkomt tijdens het lezen. Elke plus of min is goed. Na het lezen van de brief en het zetten van de plussen en minnen stel ik u graag wat vragen.”

Denk na over wat je meeneemt naar de test

Het is raadzaam om vóór de test na te denken over wat je op de testdag zelf meeneemt. Denk aan:

De tekst (dus de brief of folder) die je wilt testen. Zorg dat deze zo ‘af’ mogelijk is. Gebruik je in de communicatie-uiting afbeeldingen? Laat die dan ook zien.
Je introductie- en de uitlegtekst.
De vragenlijsten. Uitgeprint of op een mobiel apparaat, zoals een telefoon, tablet of laptop.
Een handige manier om de antwoorden en reacties te noteren. Dit kan een kladblok of mobiel apparaat zijn.
Voldoende pennen om plussen en minnen te zetten.
Iets wat bijdraagt aan je herkenbaarheid. Zorg dat mensen kunnen zien voor welke organisatie je werkt. Denk aan een werkpasje en/of vragenlijsten en kleding met het logo van jouw organisatie.
Een bedankje: dit is niet verplicht, maar je kunt denken aan het aanbieden van een kopje koffie/thee, een stuk fruit of een lokale lekkernij. En je kunt bijvoorbeeld de pen die is gebruikt tijdens de test meegeven.

Communiceer in je organisatie dat je gaat testen

Het is handig om andere collega’s te laten weten dat je gaat testen. In het bijzonder collega’s bij het klantcontactcentrum, zodat zij eventuele vragen kunnen beantwoorden. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat iemand belt om te controleren dat er getest wordt door jouw organisatie. Laat het klantcontactcentrum weten waar en wanneer je aan het testen bent. Eventueel kun je de betreffende tekst aan hen toesturen.

Stap 2: Voer de test uit

Ga gezamenlijk van start

Neem alles wat je bedacht hebt mee (zie stap 1) naar de locatie. Als je met meerdere mensen gaat testen, zorg er dan voor dat alles klaarligt en er een planning is. Een gezamenlijk startmoment inspireert; leg daarin uit wat de bedoeling is. Kom na de test weer bij elkaar om de belangrijkste bevindingen van de test door te spreken.

Spreek een persoon binnen je doelgroep aan

Stap op iemand af en gebruik de introductietekst die je in stap 1 hebt gemaakt.

Wil iemand niet meedoen? Geen probleem, wens degene die je hebt aangesproken een fijne dag en vraag de volgende persoon om mee te helpen met de test.

Is het antwoord ja? Let dan op de volgende zaken voordat je de test start:

Stel jezelf voor en zorg voor een prettige sfeer waarin de respondent zich op zijn gemak voelt en daardoor eerder geneigd is open en eerlijk te antwoorden.
Vertel wat jouw rol is. Als je niet de schrijver van de tekst bent, zeg dat dan vooral. Als respondenten in de veronderstelling zijn dat je wel de schrijver bent, kunnen zij zich inhouden met kritiek en krijg je misschien voorzichtige reacties. Ben je wel de schrijver van de tekst? Of was je betrokken bij de ontwikkeling van de folder? Vertel simpelweg dat jouw organisatie de tekst wil gebruiken en dat jij gevraagd bent om te onderzoeken of de tekst geschikt is voor publicatie.
Vertel dat het afnemen van de test volledig anoniem gebeurt en dat de informatie alleen wordt gebruikt voor het verbeteren van de tekst.
Ga er niet van uit dat iedereen kan lezen. Vraag of degene die je aanspreekt hulp nodig heeft, bijvoorbeeld door de brief voor te lezen.

Start de test met een uitleg

Geef de respondent een uitleg. Dit kan zowel mondeling als op papier. Gebruik de uitlegtekst zoals je hebt voorbereid in stap 1.

Laat de respondent de tekst lezen

Overhandig de tekst en pen aan de respondent en geef de tijd om rustig de tekst te lezen.

Je kunt de respondent ook vragen de brief hardop voor te lezen. Dan hoor je snel of een woord of zin makkelijk of moeilijk leesbaar is.

Bespreek de plussen en minnen en start het vraaggesprek

Bespreek de plussen en minnen.

Vraag steeds naar de reden waarom de respondent een plus of min heeft neergezet. Stel de vraag: “U hebt hier een min gezet, kunt u dit toelichten?” Of: “U hebt hier geen plus of min bijgezet. Zou u toch iets over deze afbeelding of over dit stukje tekst kunnen zeggen?”
Bevraag zowel de positieve als de negatieve reacties. Beide zijn belangrijk voor compleet zicht op de feedback.
Vraag hoe een stuk tekst of afbeelding verbeterd zou kunnen worden.

Stel de vragen die je in de vragenlijst hebt geformuleerd. Het is belangrijk om daarin zo neutraal mogelijk te zijn en het gesprek niet te sturen. Sta open voor de antwoorden en wees onderzoekend. Als een antwoord niet duidelijk is voor jou, stel vragen om de antwoorden te verduidelijken. Het kan zijn dat het vraaggesprek anders verloopt dan gepland en dat je vragen in een andere volgorde stelt. Dat is niet erg, zo lang de antwoorden op de vragen komen.

Bedank de respondent

Bedank de respondent voor de tijd en het beantwoorden van de vragen. Je kunt de respondent iets kleins aanbieden (zie stap 1) in ruil voor het helpen met testen.

Als respondenten benieuwd zijn naar de vernieuwde tekst na afloop van het testen, kun je vragen om hun contactgegevens. Zeg daarbij dat hun reacties nog steeds anoniem worden verwerkt.

Stap 3: Verwerk de feedback

Zijn alle gesprekken gevoerd? Dan is het tijd om de feedback te verwerken. Om vervolgens tot conclusies te komen over de sterke en zwakke kanten van de tekst.

Bespreek en verwerk de feedback van de test

Er bestaan geen harde richtlijnen over hoe je de feedback moet wegen. Eigen inzicht is nodig. Als je in een team werkt, hoef je niet alles alleen te verwerken en te bepalen. Haal de doelen die je tijdens de voorbereiding hebt geformuleerd erbij: wat zegt de feedback over de kansen om deze doelen te bereiken?

Verwerk de opgehaalde feedback in een verslag met hierin de opzet van de test, de belangrijkste bevindingen en de verbeteracties.

Tip! Nummer de verschillende onderdelen van jouw tekst. Bijvoorbeeld: geef de titel een 1, de intro een 2, het volgende blokje een 3, etc. Verzamel vervolgens alle feedback (de plussen en minnen met bijbehorende toelichting en reacties op de vragen) per genummerd onderdeel. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht van de feedback.

Pas de tekst aan

Met de reacties die je hebt gekregen van de respondenten en de verbeteracties die je hebt opgesteld, pas je de brief, folder of andere tekstsoort aan (of je laat deze aanpassen). Ook deze tekst kun je weer testen om te checken hoe lezers de aangepaste tekst ervaren.

Geef terugkoppeling aan de respondenten

Waren er respondenten benieuwd naar de vernieuwde tekst na afloop van het testen en heb je hun mailadressen? Dan kun je de vernieuwde tekst toesturen. Je kunt ook op je website laten zien dat jullie hebben getest met een bijbehorende voor- en na-tekst. En dit natuurlijk delen met Toolkit Taal, zodat andere overheidsorganisaties er ook gebruik van kunnen maken.

Evalueer hoe het is gegaan

Hoe kijk je terug op het hele testtraject? Wat ging goed? Wat zou je een volgende keer anders doen? Wat kun je hergebruiken uit de voorbereiding voor een volgende keer? Noteer voor jezelf en je mede-testers de belangrijkste conclusies.

Meet het effect

Náást de test met de respondenten (dus niet in plaats daarvan) is het ook belangrijk om het effect te meten. Je had namelijk een doel met de tekst. Zoals: mensen weten welk type afval in welke bak hoort. Welke en hoeveel vragen of klachten komen er binnen over afval via het klantcontactcentrum? Wat zien de mensen van de afvalverwerking? Is er na 4 maanden verandering te zien in het scheiden van afval?

Terug naar het begin van de pagina

Hulp nodig?

Succes met het testen van je tekst met jouw doelgroep! Heb je hulp nodig met testen? Schakel dan de hulp in van Testlab on Tour.