Voordat je begint

Schrijven begint met goede voorbereiding. Besef dat je als overheidsorganisatie een heel diverse doelgroep hebt. Dat heeft invloed op wat en hoe je schrijft.

Bepaal je doel

Wat wil je dat de ontvanger van je boodschap weet, doet of kan? Het antwoord op die vraag is de kern van wat je communiceert. Bepaal dus vóór je begint met communiceren wat je doel is. En onderzoek welke (informatie)behoefte de ontvanger heeft.

Het is dan makkelijker om te bepalen:

wat je communiceert;
welke toon je daarbij kiest;
en in welke volgorde je de informatie deelt.

Weet voor wie je schrijft

Taal en toegankelijkheid gaan hand in hand. Als de tekst of het beeld niet of moeilijk begrepen wordt, dan is je boodschap ontoegankelijk. Duidelijke taal zorgt ervoor dat iedereen begrijpt wat je met je boodschap wilt overbrengen.

Toegankelijke taal is beter voor iedereen, ook voor mensen met bijvoorbeeld een universitaire opleiding. Maar veel mensen hebben extra behoefte aan duidelijke taal. Bijvoorbeeld:

Mensen die laaggeletterd zijn

In Nederland hebben 2,5 miljoen mensen van 16 jaar en ouder moeite met lezen, schrijven en/of rekenen. 18% van alle mensen in Nederland, ongeveer 1 op de 6 mensen, is dus laaggeletterd. Verwar dit niet met de term analfabeten. Ze kunnen wel lezen en schrijven, maar beheersen niet het eindniveau vmbo of niveau mbo-2/3.

Mensen die Nederlands niet als moedertaal hebben

Dit kunnen mensen zijn die doof zijn en waarbij gebarentaal hun moedertaal is. Nederlandse Gebarentaal (NGT) heeft een andere grammatica en vocabulaire. Ook mensen met een migratieachtergrond hebben een andere moedertaal dan het Nederlands.

Mensen met autisme

Mensen met autisme kunnen moeite hebben met begrijpend lezen. Zij vatten woorden letterlijk op. Een vraag als ‘Worstel jij ook met je administratie?’ kan voor hen verwarrend zijn.

Mensen die dyslectisch zijn

Mensen die dyslectisch zijn hebben extra behoefte aan begrijpelijke taal, duidelijke opmaak met tussenkoppen, voldoende wit tussen de regels en opsommingen.

Mensen in stressvolle situaties

Stress zorgt ervoor dat je informatie minder goed tot je neemt. Ook daarom is het belangrijk om taal begrijpelijk te houden.

Transgender personen

0,6 tot 0,7% van de Nederlandse bevolking is transgender, blijkt uit onderzoek van het Sociaal en Cultureel Planbureau. Daarnaast identificeert 3,9% van de bevolking zich niet of niet eenduidig met het geboortegeslacht. Dit heeft gevolgen voor communicatie. Bijvoorbeeld als je vraagt naar het geslacht van iemand die een formulier invult. En bij de keuze voor een aanhef in brieven en e-mails. Meer hierover lees je op de pagina ‘Als je gaat schrijven’, bij het onderdeel Genderinclusief schrijven.

Nog veel meer doelgroepen

Er zijn nog veel meer doelgroepen om rekening mee te houden. Bekijk ook dit doelgroepoverzicht in de Toolkit Inclusie van Gebruiker Centraal.

Kies een geschikt medium en kanaal

Afhankelijk van je doel en doelgroep, kies je het meest geschikte medium en kanaal voor je boodschap. Een combinatie kan ook goed werken. Bijvoorbeeld: een e-mail en een brief, of een uitlegvideo en een webpagina met een tekstversie van de uitleg.

Een combinatie van tekst en beeld kan de boodschap veel duidelijker maken. Voorbeelden hiervan zijn infographics en beeldbrieven.

Taalniveau B1

Er wordt vaak gezegd dat begrijpelijke taal hetzelfde is als schrijven op taalniveau B1. Dit is niet zo. De taalniveaus A1 tot en met C2 zeggen namelijk iets over het niveau waarop je een voor jou vreemde taal beheerst. Lees meer over begrijpelijk schrijven en taalniveau B1 (uit Direct geleerd, duidelijk gedaan, een uitgave van Gebruiker Centraal).

Voor­dat je begint